- Published on
Hiệu quả và hiệu suất. Vấn đề trong kinh doanh?
- Authors
- Name
- Võ Hoài Việt
- @vohoaiviet_me
Hiệu quả (Effectiveness) và hiệu suất (Efficiency) là 2 khái niệm phổ biến trong lĩnh vực quản trị kinh doanh thường bị nhầm lẫn với nhau. Thường được sử dụng thay thế cho nhau trong giao tiếp hoặc truyền đạt thông tin trong kinh doanh. Tuy nhiên, hai khái niệm này lại có ý nghĩa rất khác nhau. Một điểm đặc biệt là 2 khái niệm này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong điều hành doanh nghiệp mà thiếu một trong hai ảnh hưởng đến sự sống sót của doanh nghiệp. Việc phân tách rõ 2 khái niệm này là bước quan trọng để có thể điều hành doanh nghiệp một cách đúng đắn.
1. Hiệu quả (Effectiveness) là gì?
Theo Peter Drucker, "effectiveness is doing the right thing", nghĩa là làm đúng việc. Có thể hiểu rằng "hiệu quả" (Effectiveness) là khái niệm để chỉ việc hoàn thành đúng việc và tạo ra nhiều giá trị nhất so với mục tiêu đề ra.
Ví dụ minh họa:
- Nhờ vào sổ tay hướng dẫn công việc, các nhân viên mới có thể thực hiện thành thạo công việc của mình.
- Dùng cây lau nhà và xô nước là cách hiệu quả để lau sàn phòng bếp.
- Công ty giảm thiểu việc sử dụng giấy bằng cách chuyển sang việc lưu trữ tài liệu điện tử, giúp tiết kiệm chi phí và giảm tác động đến môi trường.
Hiệu quả thường gắn với kết quả cuối cùng của các hoạt động mà doanh nghiệp thực hiện. (Ví dụ: sản phẩm sản xuất ra đạt hay không đạt yêu cầu (sản phẩm), sản phẩm có thỏa mãn yêu cầu khách hàng hay không (khách hàng), sản phẩm đó giúp doanh nghiệp thu được lợi nhuận hay không (tài chính)… Nếu kết quả đạt các mục tiêu đặt ra thì hiệu quả càng cao và ngược lại.
Hiệu quả chính là phép so sánh giữa kết quả đạt được với mục tiêu đúng đắn đã đặt ra. Do đó hiệu quả được tính theo công thức: Hiệu quả = Kết quả đạt được / Mục tiêu
2. Hiệu suất (Efficiency) là gì?
Theo Peter Drucker, "Efficiency is doing things right", nghĩa là làm đúng cách. Có thể hiểu rằng "hiệu suất" (Efficiency) là khái niệm để chỉ sự hoàn thành mục tiêu công việc đặt ra với chi phí là thấp nhất có thể.
Ví dụ minh họa:
- Với kỹ thuật mới, các nông dân đã cày xới tất cả các cánh đồng của mình nhanh gấp đôi so với năm ngoái.
- Nhân viên thu ngân làm việc hiệu quả (hiệu suất) để đảm bảo tất cả khách hàng đều được phục vụ kịp thời.
- Công ty nâng cấp hệ thống máy tính mới giúp thời gian xử lý các tác vụ phức tạp trên dữ liệu của nhân viên giảm xuống một nửa .
Hiệu suất trong doanh nghiệp gắn liền với các yếu tố chi phí đầu vào (chi phí tài chính, nguồn lực bỏ ra) với kết quả đạt được. Nếu chi phí càng nhỏ so với kết quả thì hiệu suất càng cao và ngược lại.
Hiệu suất được tính toán dựa trên tỷ lệ giữa kết quả đạt được trên chi phí bỏ ra để đạt được kết quả đó. Do đó hiệu suất được tính theo công thức: Hiệu suất = Kết quả đạt được / Chi phí
3. Mối quan hệ giữa hiệu quả (Effectiveness) và hiệu suất (Effciency) trong doanh nghiệp
Có thể thấy một điều rằng khi một doanh nghiệp có thể có hiệu suất cao nhưng chưa chắc đã hiệu quả cao và ngược lại. Ví dụ, trong một công ty dịch thuật, nhân viên đạt hiệu suất dịch tốt với mức trung bình là 30 trang dịch thuật/người trong 8 giờ làm việc mỗi ngày (vượt mức công ty qui định là 20 trang/người). Tuy nhiên công ty này vẫn chưa có lời, có thể nói công ty chưa hoạt động hiệu quả.
Một công ty có hiệu suất cao nhưng chưa chắc đã hiệu quả cao và ngược lại. Hiệu quả như vậy mang tính chiến lược và đòi hỏi người lãnh đạo phải làm ĐÚNG VIỆC cần làm (“do the right things”). Như trong ví dụ trên, giám đốc công ty dịch thuật trên cần xác định thế mạnh của mình và tập trung marketing hoặc bán hàng cho các khách hàng mục tiêu để tăng doanh thu và lợi nhuận của công ty. Nhiệm vụ của người giám đốc (CEO) là làm cho các phòng ban hoạt động hiệu quả để công ty có hiệu quả.
Hay nói cách khác, khi người giám đốc đã xác định con đường đi và mô hình vận hành của doanh nghiệp của mình thì việc còn lại là làm sao mọi nhân viên làm những việc họ phải làm ĐÚNG CÁCH (do things right) để đạt được kết quả như mong đợi.
Nhóm 1: hiệu quả thấp, hiệu suất thấp
Đây có lẽ là trạng thái không mong muốn của bất kỳ doanh nghiệp nào. Doanh nghiệp đang đứng trước nguy có phá sản sớm.
Câu hỏi đặt ra: Doanh nghiệp nên phá sản?
Nhóm 2: hiệu quả cao, hiệu suất thấp
Doanh nghiệp có hiệu suất thấp nhưng công ty vẫn đạt một số mục tiêu đề ra. Hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp tồn tại trong thời gian ngắn nhưng lại không thể duy trì trong thời gian dài hạn, vì để duy trì hoạt động, doanh nghiệp vẫn phải gồng gánh quá nhiều chi phí phát sinh do quản lý yếu kém hoặc rủi ro khi khách hàng chính thay đổi. Từ đó tạo thành các khoản nợ kéo doanh nghiệp đến con đường phá sản.
Câu hỏi đặt ra: Sa thải bớt nhân viên để tăng hiệu suất của công ty?
Nhóm 3: hiệu quả thấp, hiệu suất cao
Doanh nghiệp có hiệu suất nhưng không hiệu quả. Nhóm này giống trường hợp công ty dịch thuật trong ví dụ bên trên. Những doanh nghiệp nhớm này có thể sống sót, nhưng không bao giờ đạt được mục tiêu tăng trưởng của mình.
Thương trường là chiến trường.
Cũng cần lưu ý rằng nếu doanh nghiệp kéo dài tình trạng tại vị trí này quá lâu mà không thể xác định được đúng việc phải làm thì về lâu dài sẽ kéo công ty về việc phá sản. Vì không làm ra sản phẩm / dịch vụ mà thì trường mong muốn việc kinh doanh sẽ gặp khó khăn và các đối thủ khác sẽ xuất hiện để chiếm lấy thị phần của mình.
Câu hỏi đặt ra: Nên sa thải nhân viên hay lãnh đạo để công ty hoạt động hiệu quả hơn?
Nhóm 4: Hiệu suất cao và hiệu quả cao
Đây là trạng thái mà tất cả mọi nhà điều hành doanh nghiệp đều mong đợi. Doanh nghiệp có hiệu quả cao và hiệu suất tốt. Để đạt được tình trạng này, doanh nghiệp đã tập trung vào các hoạt động phải làm để phát triển doanh nghiệp với hiệu suất cao. Các doanh nghiệp thuộc nhóm này có thể nói đã áp dụng rất tốt nguyên lý 80/20 (tập trung vào 20% công việc đem lại 80% hiệu quả). Có thể nói các doanh nghiệp này cần tiếp tục xác định và đạt được các mục đích chiến lược đây thách thức hơn nữa để tăng khả năng phát triển của công ty một cách mạnh mẽ.
Câu hỏi đặt ra: Doanh nghiệp nên làm gì tiếp theo khi mình trong tình trạng này?
4. Kết luận
Hiệu quả và hiệu suất là 2 khái niệm không thể tách rời trong hoạt động quản trị của doanh nghiệp. Và rõ ràng rằng hiệu quả cần phải được thiết lập trước tiên để có thể xây dựng hiệu suất dựa trên nó. Nhận thức đúng điều này sẽ luôn dẫn chúng ta đi đến thành công. Xác định việc cần làm trước tiên để để có thể đạt được hiệu quả và sau đó chúng ta cần tìm cách thực hiện việc đó một cách đúng đắn nhất để có hiệu suất cao. Thà làm điều đúng mà kém hiệu quả (hiệu quả nhưng không hiệu suất) còn hơn làm điều sai một cách hiệu suất (không hiệu quả nhưng hiệu suất cao).
Việc xác định tình trạng hiện tại của doanh nghiệp đang thuộc nhóm nào trong ma trận quan hệ hiệu suất và hiệu quả sẽ giúp các nhà điều hành xác định chiến lược thích hợp, hoạch định chiến lược và thực hiện các kế hoạch bằng các chiến thuật hợp lý giúp doanh nghiệp đạt được trạng thái tốt nhất cho sự phát triển của mình.
Tham khảo
[1] https://hbr.org/2004/06/what-makes-an-effective-executive
[2] https://vietsoft.com.vn/su-khac-biet-giua-hieu-qua-effectiveness-va-hieu-suat-effciency.html
[3] https://www.linkedin.com/pulse/effectiveness-efficiency-performance-le-ngoc-quang/
[5] https://www.richasaking.com/peter-drucker-is-it-better-to-be-effective-or-efficient/